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面试经验报告3(关于behavioral questions) Looking for work? Visit HotJobs.com
    From: Darma      2004-11-22
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         前面说过behavioral questions是在美国的职业面试当中最常见的形式。通常是面试者抛出一个问题,让你从你的经验当中举出例子。而从你给出的例子当中,面试者得以对你的skills和personalities加以了解和判断。有工作经验的人,尤其是工作时间比较长的人,当然最好举你工作当中的例子。对於那些没有工作经验的人,可以举在学校和同学做project的例子,参加学校社团活动的例子,在community做 volunteer 的例子。

    在我经历的大大小小的20多个面试中,我最常遇见的问题有:

    Tell me about your self.
    Leadership example
    Teamwork example
    Project management example
    Problem-solving example
    Taking initiative example
    What抯 the most difficult decision you抳e made recently?
    Why are you interested in this position/this company?
    What do you see yourself five years later in this organization?


    前三个问题,我几乎每次都被问到。而且第一轮面试问完了,第二轮面试换个人,还要问你同样的问题。

    关于Tell me about yourself,我在下一个报告中会专门谈谈如何回答这个问题。这个问题是看似简单,实际上很难对付的一个问题。下面我著重谈谈除此以外的其他问题。

    关于leadership,我想多说一点。可能因为是MBA,公司对应试者的leadership quality 非常重视。我们国人的概念是leader就是领导,就是有一定权力的人,有下属汇报的人。但要知道,有的人在领导的位置上,不一定就有 leadership,而有的人不在领导的位置上,但他或她可能在工作当中表现出很好的leadership的素质和能力。刚开始的时候,我觉得英文这个所谓的leadership很抽象,很难具体化。后来我渐渐明白leadership can be demonstrated in different ways.

    For example, sometimes, a leader needs to be a change agent. When you initiate something new to change the common practice or the status quo, you have to rationalize your ideas, convince others, motivate them to change, and overcome various obstacles etc. In this case, you are in a leadership role.

    Another example. Sometimes, it抎 be more difficult to lead people and have them work in concert when they are not reporting you. In my case, as an Export Sales Manager in charge of export sales to China, Japan and Korea, I need internal production, processing and logistic teams to work with me and to insure the production is in place on time, the product quality meets my customer抯 requirement and the shipments to my customers are on time. It takes leadership and teamwork skills to get the job done.

    Leadership can also be demonstrated in crisis management, for example, when there is a quality problem with your company抯 products that may potentially cause a huge loss or negative publicity to your company or your customer. It takes leadership to act fast and decisively, so that the situation would be remedied and the potential damage would be minimized.

    Leadership can be also demonstrated when you successfully carry out a project under the challenging timeline or with limited resource, or when you take initiative, identify a potential business opportunity and bring a new revenue stream to the company.

    我在这里想说的是,不要把leadership理解的很教条和僵化。美国人可以把小小的或看似简单的事情给安上一个漂亮的名字。就象project这个词。只要是有这么一件事情,有一定的objective, 需要人力物力在一定的时间里完成,都可以称之为project. 你完成个作业都可以是个project. 再比如model这个词,以前在我的眼里那得是个实实在在的,高深复杂的东西。但是我曾有幸看见一个公司所谓的Leadership Model。这是个有全球员工近10万人的大公司,不可谓不牛吧。结果这个他们引以为骄傲的,还要keep confidential的Leadership Model实际上是个PowerPoint slide, 就一张slide. 上面中间一圆圈,内写Leadership,然后四周画了几个方块还是圆圈,内写几项leadership quality,用了不同的颜色,看起来比较fancy。这就是一个model,好笑吧。

    所以你没当过领导不要紧。大家把自己的工作经历和人生经历好好想一想,找出关于leadership的例子应该是不难的。

    关于teamwork的问题,有很多varieties. 面试者可能有不同的方式发问。比如: Give me an example how you work with a team to solve a problem/carry out a project Give me an example that how you encourage your team members to do their jobs. Give me an example that how you deal with resistance in a team.

    想提醒大家的是,这些例子之间不是mutually exclusive。你可能有一个例子,which may fit different settings, such as leadership, teamwork, project management, problem-solving or initiative-taking. 你也有好几个不同的例子可以展示同一个quality。一般来说,你需要准备至少8 ─ 10 个例子来回答我列出的这几个topics. 针对leadership 和teamwork尤其要多准备几个例子。我曾经在一次面试中,同一个面试者要求我给出两个关于leadership的例子。(说明:我这里所说的经验也□c更适合MBA graduate,对於有些技术性要求比较强的职位,请大家具体问题具体分析。)

    在谈了我对面试的几个主要问题的理解之后,现在可以谈谈我的体会,怎样回答这些问题。

    除了Tell me about yourself 这个问题,the most commonly used structure/format to answer behavioral questions is STAR ─ Situation, Task, Action and Result.

    可能各位看官当中很多人已经听说过或了解这个东东。但是,我个人的体会,一般性的知道和了解不一定能使你活学活用。在我们商学院,每一个MBA一进学校,学校的就业辅导反复在各种场合跟大家说,STAR, STAR,在面试当中一定要用它来回答问题。当时,谁不知道STAR呀。但是把它能够熟能生巧的运用在各个例子当中却不是一天半晌就可以的。尤其当你在很紧张的面试的情况下,或是当面试者突然问你了一个unexpected question, 你可能就忘了follow this format.

    一般来说,对每个问题的回答得控制在2-3分钟以内。在这很短的叙述例子的过程中,你的重点应该是强调Action 和Result,这是面试者最关心的部分。所以在时间分配上,对於Situation和Task你要非常简洁地一笔带过,交代清楚大概的背景就可以了。关于Result, 就像我前文中写resume一样,it needs to be a tangible result (or results). 尽量用数字或百分比来表示。

    我刚开始面试的时候,常犯的错误就是在Situation 和Task上浪费太多时间。因为我原来工作的行业比较特殊,属於agricultural biotech industry (听起来fancy吧),实际上就是生产供应大田作物种子(如玉米,大豆),最终用户是广大农民兄弟。在这个行业里有许多专业词,比如hybrid seed (杂交种)。我在面试当中犯了一个严重错误就是在举例子时,没有把那些行业专业词换成人家能懂的,通用的词。因为人家听不懂,就试图想和人家解释,结果陷入给太多details的泥潭,纠缠在描述Situation 和Task上出不来。一个例子别说2-3分钟,就是5-6分钟也唠叨不清。

    所以当你面试的工作是跨行业的,你一定要遏制住欲望,使用那些你耳熟能详的原行业的词或term。人家听不懂至少有两样坏处:听不懂,就没兴趣听了。而且还留下一个印象:你的经验离面试这个行业太远,你不fit。 不管是那种,你的面试已经完了。所以我后来学乖了,什么hybrid, 我连seed也不提了,就笼统地说our product.

    举个例子。我在面试中讲到我开发中国种子市场的时候,我说: It抯 a fragmented market, therefore, we can抰 afford to hire a big sales force to serve the market. We have to rely on distributors and serve the market through the distribution channel. Since we priced our product at a premium price, 8 times higher than the local product, the biggest task is to identify, train and develop distributors, who would be capable in building a successful business with us together.

    上面这段话,你有没有看到我说中国的亿万农民,说种子,说我们卖的是油用向日葵种子,说因为regulation, 我们必须通过国营种子公司卖种子?没有。我说那些details, 尤其是有中国特色的details,别说不是我们这个行业里的人,就算是,也不一定能搞明白中国特色。我上面的这段话可以适用于任何一个business -to-business industry or business-to-business marketing的情况. 我的point是如果你面试不同行业的工作,一定要用人家听的懂的话描述你的例子。

    在此,我建议大家,把你所有的例子写下来,严格按照STAR的形式写,然后反复斟酌记忆。有可能的话,找老美改下,要那些写作好的老美改。老美当中也不是每个人都擅长business writing的。面试的时候,千万不要让人感觉你在面无表情的背书。模仿老美讲话,抑扬钝挫,眉飞色舞。

    很重要的一点是,你的例子不能用大白话写和说,要用professional business language来写和说。尤其是对MBA,公司付得薪水高,其期望值也高。整个面试考察很重要的内容就是你的communication skills. 在此,我想多谈谈我这方面的体会和经验。因为就算你成绩好,技术好,水平高,但你不擅长用business language 来沟通和交流,你的communication skills不好,sooner or later, 你的事业发展会受阻,尤其是在美国,这个非母语的国家。

    记得有这样一句话,写得很好。"In business, communications are not only the way that we express ourselves, but also, more importantly, the way that we work with people."

    也许你看我在这个报告里写英文还一套一套的,实际上我英文的vocabulary很差的。我给你讲讲我的背景你就知道了。我大本专业比较怪异,是科技日语。就这个专业名字又是一个有中国特色的东东,美国没这一说。日语就是日语,还科技,实际上那些科技的词,用日语一个都不会说。所以我给老美介绍自己的专业就说是日语。因为这个专业和后来的工作,我有近10年都没有碰过英语。若干年前因为开始在美国公司(国内)工作,从许国彰英文第二册开始把英文捡起来。我想这里大家英文的底子恐怕都比我强。

    来读MBA之前,虽然已在美国工作和生活了两年,但由於当时的工作比较独立,加上公司的文化,我不需要写很正式的business report。我们也不太开什么会议,所以我也不需要用 PowerPoint作 presentation。平时和美国同事的沟通基本上是email。所以进商学院的时候,自己的商务英文水平还停留在写写非正式的email,能简洁的把事情讲清楚的水平。但是严格地说,当时的英文不是很professional(现在也还没有达到理想的水平)。

    但我有一个优点(现在要大言不惭地夸自己了), 我对语言很敏感。当我在学校意识到business communication skills的重要性的时候,我开始通过各中场合,使用各种手段提高。

    我积极参与上课发言。我在发言之前,总是打个腹稿,避免言之无物或?里?嗦。我参加学校搞的presentation workshop,学习presentation skills. 我参加学校的case competition来锻炼自己。我选修了business writing class。除了这些之外,提高英文的business communication skills, 我认为最重要的是要做一个有心人,你需要being very observing,每天,每时,每刻。因为罗马不是一天就建成的。

    比如,我随身带一个小本子。当我在日常学习中,读到任何一篇business的东东(可以是课本,case,报纸,公司的宣传材料等等),听到学校讲座里请来的那些公司头头任何一句讲话,只要我觉得在我面试当中可以利用上,我就把它记下来。说老实话,我现在在面试当中说得很多话,都是学人家的,靠平时这样积累下来的。

    俗话说,好记性不如烂笔头。只有记下来,有空就看看,不知不觉你就记住了,那些professional business language就变成了你自己的了,到用的时候就可以随手拈来,运用自如。你如果注意观察一下那些成为公司executive的人,没有一个讲话没有水平的。在学校哪怕功课再忙,我都尽可能地听各种针对MBA的讲座。听的时候,我观察他们的谴词造句,他们讲话的structure, the logic behind their speeches,还有他们的body language。看著他们,我经常觉得很amazing,心里慨叹什么时候能变得像他们/她们这样用英文侃侃而谈,并且风度翩翩。

    我还在各种场合观察美国人怎么interact, 怎么chitchat。这些技巧不管是在面试当中,还是将来工作当中,都是非常重要的interpersonal skills.

    就算看电视,你也可以做一个有心人。我很喜欢看原来每周日晚演的电视剧"The Practice", 讲一帮criminal defense layer的故事。里面有大量的法庭辩论。我对那些律师在辩论时用的词,用的句子,用的逻辑,仰慕如滔滔江水。还有现在在播的"The Apprentice", 最喜欢看的就是board room里的discussion。从看电视,我觉得我也学到不少东西。所以上学这两年,我也没少看电视,不过,学习成绩因此就麻麻的了。

    在这里,想向大家,尤其是要搞或正搞business的和MBA graduates, 推荐一个好东东。我想很多人都知道McKinsey,美国知名的consulting firm。他们办了一份季刊,叫"McKinsey Quarterly"。里面的文章涉及各种business issues, very analytical and insightful。每篇文章都不长,个人觉得比Harvard Business Review容易读。对於我来说,最大的好处是学习他们用的business language,他们用的词和句子都是很simple but professional的东东。虽然subscription 不便宜,一年的membership好像要150刀,但你可以access on-line所有的archives. 我去年在准备各种面试的时候,经常上去搜索关于我要面试的行业的文章作参考。再举个例子,如果你是应聘project management 尤其是IT,可以搜到各种相关的文章。找上几篇读读,用人家的词和句子polish你的例子,我觉得效果会不错。

    总结下,准备应对面试的那些behavioral questions,是临上轿才扎耳朵眼儿的事情。而提高business communication skills,对於我们这些在美国打拼的中国人来说,是需要constant, persistent and life-long efforts,我们需要learn smart and work smart,才能在美国的职场立於不败之地。

    今天的报告就写在这里。下一篇将专门讨论关于Tell me about yourself 这个问题。谢谢大家!



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